AVIS D'EXPERT

Alain HAREL

DOCUGED, SOLUTION D'ARCHIVAGE ET
DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS

Alain HAREL
Chef d'entreprise REB

De plus en plus chez nos clients, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité, nous entamons des démarches d'audit pour mieux comprendre la gestion de leur flux documentaire, et proposer la réponse la mieux adaptée à leurs besoins et mode de fonctionnement. A la question « Comment archivez-vous vos offres, vos factures, vos tarifs, vos email... ? », ils répondent l'archivage papier, autour d'une organisation « artisanale » personnelle, et donc non partagée.

Sur la base de ce constat, Hexapage propose à ses clients, désireux d'optimiser le partage et la recherche d'informations au sein de leur entreprise, une solution prête à l'emploi d'archivage électronique de documents papier.

DocuGed est un logiciel utilisant la technologie du web pour numériser, archiver, organiser, indexer, et retrouver les documents papier ou électroniques (fax, mails sortants ou entrants, fichiers joints, images), en toute simplicité. Se présentant sous la forme d'un serveur connecté à un réseau, configuré et sécurisé, il ne nécessite aucune installation d'application sur les postes clients, n'interférant en aucune manière avec l'informatique existante. Une heure suffit à la mise en place de cet intranet documentaire qui est utilisable immédiatement. Ce qui fait également la force de cette solution, c'est la simplicité et la rapidité des recherches. Tous les documents archivés passent dans un logiciel de reconnaissance de caractères et sont indexés. Deux ou trois mots tapés (mots clés, titre, auteur ou propriétés personnelles...), suivis d'un clic, suffisent pour retrouver le document recherché.

Intuitif et convivial, le logiciel est facile à utiliser car toutes les fonctions sont accessibles depuis la page d'accueil. Les outils de numérisation, de visualisation et d'indexation sont disponibles directement depuis les fenêtres web. Tous les documents quelque soit leur format peuvent être enregistrés sur Docuged. Certains formats sont indexés sur leur contenu, d'autres sur les propriétés du document. Les documents sont organisés dans une arborescence traditionnelle de dossiers et sous dossiers. DocuGed offre de nombreux services tels que la transmission automatique des documents dès qu'un document est publié ou modifié par exemple, ou la mise en place de processus de circulation des documents.

DocuGed permet d'augmenter la productivité de chacun et engendre de multiples et importantes réductions de coûts. Il favorise le travail collaboratif au sein de l'entreprise et l'autonomie de tous dans la recherche de documents, grâce à une information disponible et partagée. Surtout, sa simplicité est telle que l'adhésion des utilisateurs est spontanée et immédiate !

PARTENARIAT

NAISSANCE D'HEXAPAGE FINANCE

Le Groupe Hexapage et BNP PARIBAS Lease Group (BPLG) viennent de conclure un accord de partenariat pour créer la marque Hexapage Finance, sous laquelle ils gèreront désormais leurs contrats de location financière.

Elle répond au souhait du Groupe de développer avec ses clients une relation toujours plus personnalisée et sur-mesure. Concrètement, tous les clients concernés recevront l'ensemble des documents contractuels et administratifs (factures, tableaux de financement...), sous les couleurs d'Hexapage Finance.

« La création d'Hexapage Finance est le fruit d'une relation forte et historique entre nos deux Groupes. C'est une offre de services que nous ne réservons qu'à très peu de partenaires en Europe. Elle constitue une étape supplémentaire dans le développement de notre partenariat », explique Pascal LAYAN, directeur Europe du pôle ITC, à la genèse du projet. « En quatre ans, notre production a progressé de plus de 60% et nous gérons aujourd'hui plus de 3000 contrats en commun. Ce partenariat a été élaboré dans une démarche gagnant-gagnant », ajoute Laurent MEUDIC, responsable France du marché bureautique.

Hexapage Finance témoigne de la capacité du Groupe à s'allier avec un grand acteur financier français et atteste sa force, son attractivité et sa vivacité !