AVIS D'EXPERT

Audit : OPTIMISER VOS SYSTÈMES D'IMPRESSION !

Olivier Conter


Olivier CONTER,Groupe DEBUCY

L'offre d'audit des systèmes d'impression du Groupe HEXAPAGE consiste à analyser le circuit documentaire d'une entreprise, pour en optimiser la qualité (adéquation du matériel aux réels besoins, formation des utilisateurs), le confort (choix de matériels à faible émission de décibels, implantation optimale), et le coût (réduction de la facture électrique et de la consommation de papier). « Nous sommes autant guidés par la recherche de plus-value dans le changement que parla quête d'économies », explique Olivier CONTER du Groupe DEBUCY.

Concrètement, l'auditeur réalise un véritable voyage au sein de l'entreprise : il rencontre toute personne porteuse d'informations significatives pour le projet et étudie avec elle la façon dont elle réalise ses tâches, le temps qu'elle y consacre, avec quels moyens bureautiques. La mission, qui peut durer de quelques heures à deux semaines pour une société multi sites, comprend également la collecte de nombreuses informations tels que les plans de la société avec le parc en place, les factures d'électricité et d'achat de papier, ou encore les contrats fournisseurs en cours.

Toute PME ou tout grand groupe, pour qui le matériel est vital à son activité, est concerné par la démarche d'audit. « Votre métier vous impose de créer du document : le nôtre est de le rendre productif ! », clame Olivier CONTER.

Maître Vermuse
C'est ainsi que Maître VERMUSE, Huissier de Justice à Lens, a récemment fait appel au Groupe DEBUCY pour rationaliser l'ensemble de son système d'impression.

« A mon arrivée, j'ai trouvé un système d'impression totalement obsolète et très coûteux, chaque matériel faisant l'objet d'un contrat avec une société différente... J'ai contacté DEBUCY qui m'a proposé de réaliser un audit pour nous aider à clairement identifier nos besoins et choisir le système le plus approprié », explique-t-il.

« Une semaine après l'audit, je recevais un rapport clair et chiffré, préconisant un système d'impression sur-mesure, répondant point sur point à nos besoins et chiffrant l'économie à 8 000 euros sur l'année ! Etant amené à imprimer de nombreux constats, incluant des photos où chaque détail (la fissure sur le mur...) compte, je suis équipé d'un matériel permettant une excellente impression couleurs des photos. Pour l'impression des courriers et des actes de procédure, qui se chiffrent à plusieurs dizaines de milliers de copies par an, nous avons désormais un gros copieur ultra performant. La comptabilité s'appuie sur une imprimante parfaitement adaptée à l'impression de chèques. L'accueil bénéficie, quant à lui, d'un matériel un peu plus standard, correspondant à des besoins plus classiques ».

Et de conclure : « Aujourd'hui, nous avons gagné en efficacité, en performance et en qualité tout en réalisant d'importantes économies ».

MÉTIER

LES TECHNICIENS,
FORCE VIVE
DU GROUPE
HEXAPAGE

Le Groupe HEXAPAGE regroupe 215 techniciens sur tout le territoire français.
Leur mission première est d'intervenir pour des opérations techniques de dépannage, de diagnostic et de maintenance, en se conformant aux règles de sécurité et aux procédures en vigueur, sur les matériels sur lesquels ils ont été formés.
Cette mission a évolué vers un rôle relationnel clé : chaque visite technique constitue désormais une opportunité de bien comprendre les besoins du client et de les satisfaire au mieux, mais aussi de communiquer sur la société et son offre de services.

Le Groupe Hexapage a ainsi mis en place une démarche d'intervention très structurée, détaillant la préparation, le déroulement et la clôture des interventions.

« L'objectif est d'homogénéiser les méthodes de travail et de garantir aux clients un service de qualité », explique Alexandre BONELLI, Directeur Technique du Groupe VBS.
« La qualité de service passe également par une politique soutenue de formation des techniciens du Groupe », ajoute-t-il.
Chaque technicien bénéficie ainsi en moyenne de deux à trois formations par an : formations organisées par les fabricants, formations informatiques, indispensables à la bonne compréhension des installations réseaux et informatiques des clients, ou de qualité de service, visant à acquérir tous les bons automatismes à avoir en clientèle pour accroître la satisfaction client.

Contact : HEXAMAG