La signature est le mode d’authentification et de validation d’un document. La signature électronique entre professionnels s’est peu à peu imposée comme une opportunité à saisir pour maintenir la compétitivité des entreprises. La loi et la réglementation se sont donc emparées de cette question sensible de la signature numérique dans un cadre professionnel afin de sécuriser les pratiques. 

Quels sont les avantages d’un système de signature numérique entre professionnels ? 

• Célérité et productivité

Les systèmes de signature électronique s’insèrent dans un processus de dématérialisation des entreprises pris en compte par la loi et la réglementation. Ce mouvement permet de réduire les tâches chronophages opérées par les collaborateurs pour les concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée, libérant ainsi leur productivité. Cette solution technologique et sécuritaire représente un véritable enjeu pour les entreprises qui voient là une opportunité unique de booster leur réussite en optimisant le temps de travail de leurs équipes.

Démocratiser la signature électronique entre professionnels permet ainsi de fluidifier les process et les workflows des entreprises. Véritable plus value en termes d’efficacité, la signature électronique allège les processus administratifs fastidieux : signature du cadre supérieur, étapes de scan, systèmes d’impression, de vérification manuelle de la signature, d’envoi du document par voie postale. 

• Gestion des coûts

Réduction des délais de traitement mais aussi des coûts tout en optimisant les partage de documents, la signature numérique a tous les avantages. Quel que soit le service de l’entreprise concerné pour les contrats commerciaux, les contrats de travail ou autres, ces systèmes peuvent s’intégrer à l’intégralité de l’entreprise.

• Amélioration des relations clients

En fluidifiant la conclusion des contrats qui peut désormais s’opérer par voie dématérialisée, la signature électronique a véritablement révolutionné les pratiques entre professionnels et amélioré les relations clients des entreprises concernées. Plus que jamais, en période de crise sanitaire où le télétravail est généralisé, la signature numérique devient un allié indispensable à la poursuite des activités entreprenariales.

• Optimisation de la sécurité des processus

Les craintes concernant la sécurité des solutions de signature dématérialisée ne sont pas justifiées lorsque l’entreprise s’entoure de partenaires qualifiés. Bien au contraire, les processus de signature électronique permettent de minimiser l’impact des erreurs humaines.

La conformité juridique offerte par la loi et les réglementations et les processus de cryptage de la signature numérique offrent une vraie sûreté aux entreprises ainsi qu’à leurs partenaires en assurant l’intégrité du document. En effet, avec la signature dématérialisée, les collaborateurs sont en mesure de certifier qu’aucune page du document n’a fait l’objet d’une modification, d’un ajout ou d’une suppression post-ratification. 

Quelles lois et réglementations encadrent la signature électronique entre professionnels ? 

En France, c’est la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 qui a fait acquérir à la signature électronique entre professionnels une reconnaissance juridique identique à une signature manuscrite. Depuis, le Code civil dispose, en son article 1367 que la signature électronique « consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». 

Dans le but de faciliter l’émergence du marché unique numérique et d’accroître la confiance dans les transactions électroniques, le Règlement « eIDAS » n°910/2014 du 23 juillet 2014 établit un socle commun pour les interactions électroniques entre professionnels. Il instaure un cadre européen en matière d’identification électronique et encadre la question de la signature électronique. 

Le règlement eIDAS vise à instaurer un mécanisme de reconnaissance mutuelle des moyens d’identification électronique des États membres sur l’ensemble des services en ligne des autres États membres, devenu obligatoire dès le 29 septembre 2018.

Afin de pouvoir bénéficier de cette reconnaissance mutuelle, un moyen d’identification électronique doit :

1. “Avoir été délivré conformément à un schéma d’identification électronique notifié par l’Etat membre concerné et figurant sur la liste publiée par la Commission”.
2. “Avoir un niveau de garantie égal ou supérieur à celui requis par l’organisme du secteur public concerné pour accéder à ce service en ligne, à condition que ce niveau soit substantiel ou élevé”.
      

La solution Hexapage de signature électronique des documents pour les professionnels

Premier réseau national indépendant de spécialistes du documents, le groupe Hexapage est le partenaire de confiance pour vous accompagner dans la mise en œuvre d’une solution de signature électronique entre professionnels. Acteur reconnu, le groupe fournit les meilleures solutions de dématérialisation au niveau de sécurité amélioré.

Le groupe propose des solutions de signature dématérialisée des documents pour les professionnels adaptées aux besoins métiers de chaque entreprise avec des niveaux de signature électronique progressifs allant jusqu’au niveau signature qualifiée intégrant un tiers de confiance ayant la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.