À l’ère du tout numérique, intégrer la dématérialisation en entreprise comporte de nombreux avantages pour les entreprises : optimisation des process, économies d’encre et de papier, gain de temps pour les employés, réduction de l’empreinte écologique, simplification de l’archivage, sécurisation des données… Dans cet article, l’équipe d’Hexapage vous présente 5 cas d’utilisation de la dématérialisation dans le quotidien professionnel.
Quels sont les cas d’usages de la dématérialisation ?
Le bulletin de salaire
Depuis l’an dernier, les entreprises sont dans l’obligation de fournir des bulletins de salaire dématérialisés à leurs collaborateurs.
Le principal avantage réside notamment dans le fait d’arrêter l’utilisation d’enveloppes et d’économiser les frais postaux.
En plus, cela offre plus de souplesse au niveau de la gestion des paie et évite d’avoir à les stocker. Imaginez un instant la place que les bulletins de paie format papier peuvent occuper pour une entreprise de plusieurs centaines, voire milliers de salariés…
Les factures
Tout comme les bulletins de salaire, les factures peuvent facilement être proposées en format numérique. Selon votre secteur d’activité, le nombre de factures peut vite devenir important et il est facile de s’y perdre. Envoi, stockage, classement, archivage : les bénéfices sont nombreux.
Les signatures électroniques
Et si vous pouviez éviter d’imprimer puis de scanner chaque document qui nécessite une signature ?
C’est tout à fait possible grâce aux signatures électroniques qui sont désormais légalement acceptées sans aucun souci. Les documents signés électroniquement permettent de gagner un temps précieux et de réaliser des économies importantes en termes d’encre et de papier.
En savoir + : La règlementation française sur la signature dématérialisée
La réponse aux appels d’offre
Si vous exercez dans une domaine où les appels d’offres sont fréquents, vous n’êtes pas sans savoir qu’y répondre nécessite la création de dossiers conséquents. La voie dématérialisée est de plus en plus privilégiée pour la réponse aux appels d’offres.
Elle permet notamment de conserver certaines informations demandées à chaque appel d’offre, ce qui vous permet de ne pas avoir à recommencer à chaque fois le même travail et ainsi de vous concentrer uniquement sur la partie purement technique.
Les documents générés par les RH
Le département des Ressources Humaines est confronté à des tâches administratives lourdes, nombreuses et chronophages. Pour offrir plus de souplesse dans la gestion documentaire des fiches de congés, arrêts maladie ou encore notes de frais, opter pour la dématérialisation s’impose comme une très bonne solution.
La communication et la transmission des documents entre l’employé et le département RH peut aussi se faire par le biais d’un portail en ligne pour plus de fluidité dans les échanges.
Paies, factures, signatures, appels d’offres, documents liés à la gestion des RH : la voie dématérialisée est adaptée pour de nombreux éléments qui font partie de la vie quotidienne de votre entreprise. Vous souhaitez avoir plus d’informations sur les services proposés par Hexapage ? Contactez-nous !
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