Solution pour dématérialiser ses documents et factures

Dans un monde où le digital a amplement pris le dessus, intégrer des process numériques au sein de votre entreprise représente un atout compétitif conséquent. Opter pour une solution de numérisation des documents est une voie empruntée par de plus en plus de professionnels car elle présente de nombreux avantages : gain de temps et de place, économies de consommables, éco-responsabilité… Face à une offre de services très large, il n’est pas toujours évident d’identifier la plus optimale. 

Dans cet article, Hexapage vous présente les principaux intérêts d’adopter la numérisation des documents, les cas d’usages ainsi que ses solutions. Nous vous livrons nos conseils pour orienter votre choix vers la solution la plus adaptée à vos besoins.

La numérisation : quels avantages ? 

La dématérialisation des documents représente une belle opportunité de gonfler la productivité de votre entreprise tout en facilitant le travail de vos collaborateurs et en réduisant les frais de stockage, partage et impressions.

1. Sécurisation des données

Numériser vos documents peut clairement changer le quotidien de votre entreprise ! 

Les documents sont stockés via l’outil informatique, ce qui diminue les risques de perte, vol ou destruction des données et vous offre une meilleure traçabilité.

1. Gains économiques et respect de l’environnement

Puisqu’ils ne sont pas au format papier, vous disposez aussi de plus de place grâce à l’archivage électronique. Entreposer et stocker physiquement des documents prend énormément de place. L’écologie et l’économie sont aussi au rendez-vous car moins d’encre et de papier sont utilisés pour l’impression. 

De plus, si vous envoyez vos documents par voie dématérialisée, vous économisez aussi tous les frais liés à l’envoi postal (timbres, enveloppes) et les déplacements pour aller poster ce courrier.

1. Optimisation du travail collaboratif

Le quotidien de vos collaborateurs est amplement facilité car ils sont déchargés de nombreuses tâches chronophages et se montrent plus productifs !

Dans le contexte d’une épidémie comme celle liée à la Covid-19, si une entreprise ne dispose pas de solutions de numérisation de ses documents, le travail à distance et la collaboration entre les employés sont largement compromis.

1. Conformité réglementaire – factures au format électronique

La numérisation permet aussi aux entreprises de se conformer aux nouvelles obligations légales. Janvier 2023 marquera l’entrée en vigueur de l’obligation d’accepter les factures au format électronique pour toutes les entreprises. De plus, une décision de l’État évoque de généraliser les factures au format électronique en 2025 au niveau des échanges entre professionnels. Alors, autant entamer la transition vers la facturation automatisée dès aujourd’hui afin d’être bien préparé le jour J. 

Les cas d’usages et solutions de numérisation en 2021 

La dématérialisation des documents est largement utilisée dans le monde de l’entreprise aujourd’hui, et les applications et solutions ne manquent pas ! 

Il est possible d’utiliser la numérisation pour les bulletins de salaire, les factures, les réponses aux appels d’offres, tous les documents RH et comptables mais aussi les signatures numériques. 

L’une des solutions proposée est basée sur la technologie cloud. Mais d’autres reposent sur des outils spécialement dédiés à la gestion électronique de documents ou encore des logiciels dits OCR (reconnaissance optique des caractères). 

Comment choisir la meilleure solution pour dématérialiser ses documents et factures ? 

Pour faire le choix de la solution de numérisation la plus adaptée à votre entreprise et à son fonctionnement, vous devez prendre en compte plusieurs critères : 

• Quels sont les usages de votre secteur d’activité ?
• Quels sont les départements de votre entreprise les plus concernés par le traitement et la gestion de documents ? 
• Quelle est la quantité approximative de documents à traiter chaque jour ? 
• Quel est à ce jour le niveau de digitalisation de votre structure ? 
• Quelle est l’appétence de vos collaborateurs face à de nouveaux outils digitaux ?
• Quel est le budget que vous souhaitez consacrer à la transition numérique ?

En tant qu’expert en archivage, numérisation et dématérialisation de documents, votre partenaire Hexapage est à vos côtés pour répondre à toutes vos questions, vous aiguiller vers la meilleure solution et vous accompagner dans sa mise en place au sein de votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui pour obtenir des renseignements ou un devis !