Toutes les entreprises qui souhaitent internaliser la gestion de leur comptabilité et de leurs achats se doivent d’optimiser cette gestion afin de gagner en efficacité au quotidien. En effet, si les processus concernant les achats et la comptabilité ne sont pas correctement mis en place, alors les sociétés peuvent très facilement tomber dans le piège d’une véritable usine à gaz. Résultat : perte de temps, d’argent et d’énergie. La numérisation des documents et la digitalisation des processus restent sans aucun doute l’une des meilleures solutions.
Afin d’accompagner les professionnels dans la simplification et la fluidification de ces processus, Hexapage, en étroite collaboration avec Ricoh, met son expertise dans le domaine des solutions d’impression, de dématérialisation et de gestion documentaire pour proposer aux entreprises de toute taille des solutions digitales basées sur la dématérialisation.
Pourquoi opter pour la digitalisation des processus d’achats et de comptabilité ?
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions, logiciels et applications destinés à la dématérialisation des documents pour les entreprises. Et pour cause : les documents utilisés au quotidien sont de plus en plus nombreux, si bien que leur traitement peut vite devenir compliqué en l’absence de solutions adéquates.
Utiliser une solution Cloud de gestion des documents permet par exemple l’enregistrement et l’archivage des données comme les factures ou les bulletins de salaire, un suivi plus précis des achats et de la trésorerie mais aussi l’automatisation de certaines tâches chronophages.
Les bénéfices de l’intégration de ce type de processus permettent entre autres la sécurisation des données, des gains de temps et d’argent, une empreinte écologique réduite ainsi qu’une meilleure efficacité des équipes au quotidien. De plus, le travail collaboratif est encouragé par une solution pensée pour être utilisée par différentes équipes.
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Comment simplifier les processus d’achats et de comptabilité ?
Le meilleur moyen reste d’équiper vos employés d’une solution ergonomique et simple d’utilisation qui permet de fluidifier de nombreuses tâches quotidiennes.
SimplyGED by Docuware permet par exemple de prendre des captures d’écran de nombreux documents tels que des factures. Cette solution arrive à reconnaître le contenu et à la classer automatiquement pour une recherche facile et rapide. Grâce au moteur de recherche intégré à l’outil, vous accédez rapidement à ce dont vous avez besoin.
Concernant les bons à payer, de commande et de livraison, cette solution SaaS a l’avantage de proposer un circuit de validation électronique et un suivi optimal de la trésorerie en temps réel.
Vous avez également une meilleure vision des délais de règlement accordés à vos clients et la gestion des litiges est simplifiée.
Pourquoi choisir SimplyGED by DocuWare ?
SimplyGED by DocuWare, la solution proposée par Ricoh, facilite largement le quotidien de votre service comptabilité et vous évite de devoir faire appel à un cabinet comptable, ce qui vous permet de réaliser des économies intéressantes.
Très facile à prendre en main, cette solution peut être déployée en 3 jours seulement au sein de votre entreprise. Vos employés n’auront pas besoin de suivre une longue formation pour utiliser SimplyGED. De plus, notre solution est évolutive, ouverte, sécurisée, multi-utilisateurs et disponible sur un device mobile pour une gestion nomade. Cette solution complète vous évite d’utiliser plusieurs logiciels qui ne sont pas forcément couplés entre eux.
Cette solution peut également être profitable pour digitaliser et automatiser les processus du département des ressources humaines mais aussi pour la Gestion de la Relation Client (GRC) ou encore pour les Sales, ce qui vous offre un excellent ROI.
Référence dans le domaine de l’archivage et de la numérisation de documents, notre équipe se tient à votre disposition pour vous présenter ses différentes solutions et vous orienter vers la solution la plus adaptée à vos besoins. Contactez-nous !